浅议基层农发行档案管理工作存在的问题及建议

档案管理工作是基层农发行一项重要的工作，档案管理作为规范管理的重要内容，对规范我行内控机制，促进各项业务管理基础工作水平的提高具有重要意义。然而目前基层农发行的现状是人少事多，一般的县级支行只有办公室、客户部、会计结算部三个部门，却对应着上级行 10 多个部门。特别是档案管理工作在这种情况下极难得到充分重视，导致了一系列工作不到位的情况。

一、基层农发行档案管理工作当前存在的问题。

（一）档案管理岗位兼职多。县级支行大多数档案员都是兼职，有的还兼打字、收发员、实物管理员、杂务等多项工作，由于做档案业务的时间被挤占，因而使档案编目检索、编研等工作跟不上；

（二）档案管理人员变动频繁。由于业务岗位经常缺人，导致档案管理人员很不稳定。有的档案人员边培训，边调动，造成县级支行档案工作出现掉档现象。

（三）档案管理人员专业性不足。不少档案管理人员缺乏档案专业的基础理论和专业知识，对与档案相关的专业知识掌握的更少，知识结构单一，只能长期从事“装订、编号、借阅”等简单劳动，难以进行档案的科学管理和信息资源的开发。

（四）档案管理员待遇偏低。一般县级支行办公室正式职工少，档案工作是由打字员兼职，待遇较低，影响了档案管理工作的积极性。

（五）档案管理工作培训不足。很多档案员没经过档案专业培训，业务的档案培训则更少见，因而缺乏档案现代化管理人才。

二、提高档案管理工作的几点建议。

（一）提高培训成效。建议多组织县级支行综合档案人员和各部室专业档案人员进行统一标准的档案培训，由于县级支行档案人员经常变动，培训内容最好从最基础开始，采取循序渐进方式由易到难。

（二）完善管理制度。目前可在各县支行已有的档案管理办法的基础上，研究制订档案系统统一的规章、规范、标准;主要应有以下几项：（1）制订档案工作标准。对档案业务工作及其设施的质量、数量、样式、方法等方面确定统一的规则和技术规范。（2）建立统一的系统档案检索工具体系。各县支行应按档案系统的统一检索编目编制检索号，制订统一的从事档案检索分类法、主题法标引标准。（4）建立统一的档案管理定员定额标准和岗位责任制，根据立档单位的案卷数量，每增加多少卷，增加一个编制，实行以量以责统一定编，从而使人员数量与档案业务量的发展相适应。（5）建立统一的档案人员考核、奖惩制度，对档案管理、编研、计算机人员工作质量、技能进行定性定量考核，把工作质量、数量同职称、待遇挂钩，调动档案人员的积极性。（6）制订统一的档案工作发展规划，把档案应用新技术的管理设施所需资金分别纳入各县年度财务计划之内，使档案投资与档案业务发展配套进行。

（三）推行电子化管理。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。近年来电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，同时需增加基层行的文件传阅功能，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。在计算机管理档案上，利用现代化手段设置计算机“模拟”立卷，则可以收到事半功倍的效果。比如在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，可以收到事半功倍的效果。